RFP,RFI,RFQ에 대한 정리

오늘은 직장인이 꼭 알아야 할 용어 중 제안서와 관련된 RFP, RFI, RFQ에 대한 의미와 작성법을 알려드리도록 하겠습니다.

RFP의 의미

Request For Proposal이라 의미로, 흔히 제안 요청서라고 불립니다.

프로젝트 담당할 최종 업체를 선정하기 전, 1차로 선별된 업체들에게 보내는 문서인데요.

원하는 요구 사항을 체계적으로 정리한 문서라고 볼 수 있습니다.

제안 요청서에는 프로젝트의 주제, 목적, 목표, 내용, 기대성과 등 진행할 업무 내용에 대한 자세한 사항이 들어가는데요.

요청한 프로젝트의 과정과 결과를 확인할 때, 기입된 내용을 토대로 측정해볼 수 있기 때문입니다.

또한, 추후에 발생할 수 있는 업체 간 의견 충돌을 최소화해주는 역할까지 담당하고 있습니다.

작성법

제안 요청서의 핵심은 상대방이 RFP만 보고 업무에 대한 성격과 목적을 명확하게 이해할 수 있도록 하는 것입니다.

따라서, 일목요연하게 작성해야 하는데요.

진행할 업무 전체의 대략적인 내용, 입찰 규정, 낙찰자 선정 기준 그리고 목표, 목적, 기간, 기대성과 등이 모두 포함되어야 합니다.

RFI의 의미

Request For Information의 약자입니다.

흔히, 사전 정보 요청이라고 일컫는데요.

RFP를 작성하기 전 동향이나 정보를 취합하기 위한 자료로 쓰입니다.

RFI에서는 프로젝트를 추진할 때 필요한 기술이나 흐름 등을 기재하여, 공급업체에 게에 진행 또는 제공 가능 여부를 사전에 확인할 수 있습니다.

또한, 이를 통해 1차 공급업체를 가려낼 수 있는 역할을 하기도 합니다.

작성법

기존에는 RFI를 생략하는 기업들도 많았지만,

최근에는 빠른 트렌드 변화와 이를 반영하려는 목적으로 RFI를 요구하는 기업들이 늘어나고 있습니다.

특히, 트렌드에 민감한 시장이라면 RFI는 필수인데요.

주로, 회사의 현황(해당 업무를 담당 인원, 회사 연혁, 매출액 등 회사에 대한 신뢰도를 높일 수 있는 정보)와

현재 회사가 보유하고 있는 기능, 성능, 향후 기술적 추이, 고객사 현황, 기존 작업 내역 및 예시 등이 포함됩니다.

또한, 시장, 트렌드 분석 및 이를 반영할 수 있는 지표도 함께 필요합니다.

RFQ의 의미

Request For Quotation이라는 의미로 제안 견적 요청서를 뜻합니다.

어떻게 보면 가장 중요한 것이 예산이나 견적인데요.

아무리 좋은 내용이어도 터무니없는 금액을 요구한다면 프로젝트 진행이 어렵기 때문입니다.

그래서, 보통 RFP를 요청할 때 RFQ를 같이 요구하는 경우가 많은데요.

RFQ는 RFP와 함께 검토하여, 최종 공급 업체를 선택하는 중요한 역할을 합니다.

작성법

RFQ 역시 입찰 참여 조건을 갖춘 업체만 작성할 수 있는데요.

견적이 나와있는 문서인 만큼 제공할 기술이나 제품에 대한 상세한 정보와 스펙을 기재해야 합니다.

특히, 진행할 업무에 사용할 기술과 제품이 다양하며, 여러 부서와 협력해야 하는 사항이라면

누락된 사항이나 조정이 필요한 부분은 없는지 더욱 꼼꼼하게 작성해야 하는데요.

RFP에 기재한 기한, 담당 인력 그리고 RFQ에 기재한 기술과 제품으로 해당 프로젝트를 수행하고,

목표를 달성할 수 있는지 중점적으로 보기 때문에 이를 사전에 확실하게 점검해보는 것이 좋습니다.

지금까지 직장인이 알면 유용한 제안서 관련 용어들을 알아보았는데요.

실제 서식이나 예시는 프로젝트 성격, 업체 성격, 시장 성격에 따라 많이 상이하기 때문에 특정한 양식을 올려드릴 수는 없었습니다.

하지만, 용어 대한 기본적인 이해와 진행할 프로젝트에 대한 준비가 되어있다면 더 쉬워지겠죠?

그럼, 메대리는 앞으로 더 유용한 꿀 팀으로 다시 찾아오겠습니다. 감사합니다.

[출처] 제안서 용어, RFP/RFI/RFQ의 의미와 작성법|작성자 메일플러그