[MM] 1. 구매오더

 

CO 결산 과정에 앞서 SAP 물류 흐름과 그에 따라 발생하는 전표를 확인하고, 

CO Report에 어떻게 반영되는지를 먼저 알아 보겠습니다. 

물류 흐름은 말로 설명하면 아주 간단합니다. 

 

제조업이니까....

생산에 필요한 자재를 구매(매입)해서(MM) 제품을 생산하여(PP) 고객에게 납품합니다(SD)

이 중에서 오늘은 먼저 자재 업무의 일부분을 확인해 보겠습니다. 

자재에서 가장 중요한 업무가 무엇일까요?

저는 생산에 필요한 자재를 구매하는 것이라고 생각합니다.^^ 

(저와 생각이 다른 분이 있으실지도 모르겠네요)

실제로 SAP에서 자재 업무가 많고 다양하지만, 

이번에는 핵심업무 자재 구매에 대해서 알아 보겠습니다. 

SAP에서 자재 구매업무 절차를 수행하는 방법도 다양합니다. 

하지만 제가 아는 방법 1가지만 설명드리겠습니다. 

이 방법도 각자 회사 상황에 맞게 사용한 것이라 약간의 차이는 있을 겁니다. 

SAP 자재 구매 업무는 아래 4단계로 실행합니다. 

   구매 요청(PR) → 구매오더(PO) 생성 → 입고 → 송장(Invoice) 처리 또는 

   구매 요청(PR) → 구매오더(PO) 생성 → 송장(Invoice) 처리 → 입고

  (입고와 송장처리는 순서가 바뀔 수도 있습니다. 아래에서 추가 설명하겠습니다.)

이 중에서 구매요청(PR)은 있어도 되고, 없어도 됩니다. 

제가 다니는 회사에도 처음에는 있었으나, 굳이 필요가 없는 일이라 프로세스에서 제거했습니다. 

그래서 자재 구매업무는 구매오더 생성, 입고, 송장처리 3단계로 이루어져 있습니다. 

우선 각각 단계를 글로 한번 배워 봅시다. ^^

① 구매오더(PO, Purchasing Order)

    말 그대로 구매할 자재를 주문하는 것입니다. 

    A 자재를 B업체에서 100개를 구매하겠다.

    이때 단가 정보도 같이 입력되기 때문에 구매금액도 알수가 있습니다. 

       그리고, 회사 내부에 자재 구매하는 조직이 여러개로 나누어져 있다면 (자재1팀, 자재2팀 등)

    어느 팀에서 구매하는지('구매조직')에 대한 정보도 입력되어 있습니다. 

    하지만 구매오더.. 즉 주문은 회계상의 거래가 아니기 때문에 회계전표는 발생하지 않습니다. 

② 입고(GR, Good Receipt)

     주문한 자재를 업체에서 우리 공장으로 납품하여 우리가 가용할 수 있는 재고로 되는 것입니다. 

     말이 어렵네요....

     쉽게 실물 자재가 우리 공장에 들어온거죠^^

     이 때 실물 자재(자산)의 움직임이 있기 때문에 회계상 거래 입니다. 

③ 송장(Invoice Verification)

     업체에 매입 대금을 인식하는 행위입니다. 

     물건을 샀으니 그에 상응하는 돈을 지불해야겠죠..^^

     실제 지불은 아니고 지불할 금액을 회계상으로 인식하는 것입니다(외상매입금 ). 

여기서 질문입니다. ^^

입고와 송장을 왜 구분했을까요? 

물건 사면서 바로 대금지불하면 되는데, 왜 굳이 2개를 구분했을까요?

여기에서 아주 중요한 개념이 하나 나옵니다. 

GR/IR...   

Good Receipt, Invoice Receipt....

우리가 동네 수퍼마켓에서 과자를 하나 사면 돈을 바로 지급하고 과자를 삽니다. 

이것은 입고와 송장처리가 동시에 발생하는 겁니다. 

하지만, 일반회사는 어떨까요? 

자재 주문을 하면 업체에서 자재를 가져다 줍니다. 

그리고, 월말에 한달동안 납품한 자재에 대한 세금계산서를 보냅니다. 

매 건별로 돈을 지불하는 것이 아니라 한달에 한번씩만 돈을 지불합니다. 

그러니 자재 입고와 금액 지불하는 것을 구분해 놓은 것입니다. 

더 쉬운 예는 수입입니다. 

수입의 경우 송장.... 종이로 된 서류입니다.

요즘에는 E-mail이나 Fax로 금방 보낼 수 있죠

어떤 자재를 얼마만큼 보냅니다라는 정보를 업체에서 우리회사에 보냅니다. 

그러면 우리는 지불할 금액을 먼저 인식합니다(외상매입금).

자재는 배를 타고 와야하기 때문에 2달이 걸립니다. 

이렇듯 자재 입고 시점과 지불할 금액을 인식(외상매입금)하는 시점이 다릅니다. 

그래서 입고와 송장을 구분해 놓은 것이라고 생각합니다. 

그리고, 이런 이유로 입고와 송장처리는 순서가 바뀔 수도 있는 것입니다.

그래서 아래와 같은 분개가 발생합니다. 

입고 시 :   부품 xxx   /  GR/IR  xxx

송장 시 :   GR/IR xxx    / 외상매입금  xxx

일반적으로 부품인식 금액과 외상매입금 인식 금액은 동일하기 때문에, 

입고시 GR/IR 대변금액과 송장 시 GR/IR 차변 금액은 일치합니다. 

그래서 이 부분을 월말에 FI에서 상계하여 잔액이 0이 되게 만들어주는 

GR/IR 반제 작업을 수행합니다. 

어려운 이야기로 갑자기 빠져버렸네요. --; 

아무튼 이런 개념이 있다는 걸 아시고, CO 담당자는 크게 신경쓰지 않으셔도 됩니다. ^^

자.. 이제 본격적으로 구매업무로 들어가 보겠습니다.^^

구매오더, 입고, 송장 처리하는 트랜잭션을 따로 설명하지 않겠습니다. 

이는 MM 모듈 업무로 제가 설명하는 것은 부적절다고 생각합니다. 

다만, CO 담당자도 어느 정도 알고는 있어야 하기 때문에

구매오더에서 입고와 송장 처리 문서를 확인하고, 

회계 전표를 확인하는 방법을 간단하게 알아보겠습니다.

 

1. 구매오더(PO) 조회 : T-Code ME23N

아래 구매오더는 이미 입고와 송장처리가 완료된 것입니다. 

제가 미리 알고 이 오더를 보여드리는 것은 아니고, 

아래 화면에서 바로 확인할 수가 있습니다. 

하나씩 확인해 보겠습니다. 

  ① 구매오더 번호입니다.  PO 번호로 나중에 송장처리를 수행합니다.

  ② 공급업체 번호입니다. 어떤 업체에서 구매하는지를 알 수 있습니다. 

  ③ ~ ⑤ : 구입할 자재의 품번과 내역, 수량 및 단위당 단가를 확인할 수 있습니다. 

  ⑥ 구매오더이력 :

        이 Tab에서 해당 구매오더는 입고와 송장처리가 완료되었다는 것을 확인할 수 있습니다. 

        처음에 구매오더를 생성하면 이 Tab의 아래에 아무런 내역이 없습니다. 

        그런데, 지금 보시면 ⑦번 입고(물품대)와 ⑧번 물품대 송장검증이라는 항목이 있습니다. 

      ⑦번 입고(물품대)가 입고가 되었을 때 업데이트되는 내용이며, 

      ⑧번 물품대 송장검증은 송장 처리가 완료되었을 때 업데이트 되는 내용입니다. 

여기에서 입고 문서를 확인하려면 ⑦번 입고(물품대)에 위에 있는 자재전표를 클릭하면 되고, 

송장 문서를 확인하려면  ⑧번 물품대 송장검증위에 있는 자재전표를 클릭하면 됩니다. 

아래 구매오더에는 구매하는 자재가 1개입니다.

하지만 동일한 업체에서 여러 가지 자재를 구매할 수도 있겠죠

그러면 품목이 여러개 나타나며,  ⑨번의 품번을 변경하면서 구매오더 이력을 확인해야 합니다. 

왜 그럴까요? 2개 품목을 주문했지만 업체 사정으로 1개는 오늘 납품하고,

다른 1개는 일주일 후에 납품할 수도 있습니다. 

품목마다 업체에서 제품을 생산 주기가 다를 수 있기 때문에 납품 일자가 다를 수 있습니다. 

또한 아래 PO는 300개를 주문해서 300개가 한꺼번에 입고되었지만, 

100개, 100개, 100개씩 3번에 나눠서 분할 입고가 되기도 합니다. 

대부분의 경우의 수가 다 포함되어 있다고 생각하시면 됩니다. 

[ 구매오더 조회 ]

위의 PO는 표준 PO입니다.

그렇다는 다른 유형의 PO도 있다는 것을 눈치채셨겠죠?

품번이 없을 경우 PO을 생성하는 방법

입고와 동시에 소비 처리하는 방법 등 여러가지 PO가 있을 수 있습니다. 

그리고 IMG Setting으로 추가 PO 방식을 생성할 수도 있습니다.

(이 부분은 MM 모듈에서 하는 거라 저는 모릅니다^^)

어떤 유형이라 하더라도 기본적인 틀은 표준 PO와 비슷합니다. 

각자 회사에서 사용하는 PO를 하나씩 확인해 보시면 이해하는데 도움이 되실겁니다. 

앞에서 다른 이야기를 하다보니 정작 필요한 얘기는 하지 못하고 말았네요. 

오늘은 구매오더 조회하는 방법을 간단히 소개드리고, 

다음 포스팅에서 입고 관련 문서를 확인하는 방법을 설명드리도록 하겠습니다. 

오늘은 여기까지 하겠습니다. 

항상 건강하고 행복하세요..*